Werken bij Kaboom: Coördinator Productie

Kaboom Animation Festival presenteert van 21-30 maart 2025 in Utrecht, Amsterdam en online het meest gedurfde, creatieve en innovatieve dat er op (inter)nationaal gebied in animatie gemaakt wordt. Naast film programmeren we Expanded Animation, waarin de grenzen van animatie worden onderzocht. Kaboom Animation Festival is een platform voor het uitwisselen van verhalen in animatie. Door eerder ongehoorde stemmen en niet vertelde verhalen een plek te geven binnen het programma en met de makers en bezoekers in gesprek te gaan, willen we ontmoeting faciliteren, creativiteit stimuleren en uitwisseling voeden. Ons team bestaat uit allerlei verschillende mensen die van animatie houden: bij Kaboom past iedereen!

Coördinator Productie
Om met ons de komende editie van het festival voor te bereiden, zijn we op zoek naar een ervaren Coördinator Productie. Ons hoofd productie bereidt deze klus voor en draagt in januari taken over aan de coördinator.

Team & Taakverdeling
Het productieteam van Kaboom is hecht en goed op elkaar ingespeeld. De coördinator productie stuurt een team aan bestaande uit een producer, een programmaproducent, een ticketing & helpdesk coördinator, een vrijwilligerscoördinator, een hospitality producer en een productie stagiair, veelal ervaren Kaboomers. Tijdens het festival wordt het team aangevuld met locatiemanagers en zo’n 80 vrijwilligers.  De taken waarmee je aan de slag gaat zijn:

• Het managen van het productie team: wekelijkse vergaderingen, taakverdeling en besluiten coördineren;
• Het bewaken van het productiebudget: administratie bijhouden, overleg met zakelijk directeur, zorgdragen voor tijdige verzending en ontvangst facturen;
• Zitting nemen in wekelijks overleg met alle afdelingen om informatie overdracht en afstemming te verzekeren;
• Locatie overeenkomsten: afspraken maken, vastleggen in contracten (met zakelijk directeur), zorgdragen voor informatievoorziening over en weer;
• Kaartverkoop: mede opzetten en testen van de kaartverkoop in Filmchief, ondersteunen (online) kaartverkoop; voorbereiding en begeleiding on-site kaartverkoop;
• Verzekeringen en vergunningen;
• Hospitality: verantwoordelijk voor de uitvoer van hotelcontracten en overzicht van het reisbudget;
• Specials: overzicht houden op specials in en buiten filmzalen, producenten aansturen;
• Vrijwilligers: vrijwilligersbijeenkomst organiseren, coordinator aansturen;
• Catering: duurzame crew catering op alle locaties organiseren;
• Logistiek: alle schema’s en draaiboeken overzien, zicht houden op informatievoorziening op alle niveaus, externe partijen, collega’s, crew en gasten informeren;
• Evaluatie: zorgdragen voor evaluatie met het eigen team, de verschillende afdelingen en de locaties.

Wie past bij ons?
Iedereen! Wij verwelkomen iedereen uit die zin heeft om met ons een festival te organiseren dat niemand buitensluit en aantrekkelijk is voor mensen uit alle lagen van de samenleving. We zijn een organisatie waarin medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich veilig voelen. Om de taken als Coordinator productie goed te kunnen uitvoeren zijn, is het belangrijk dat je:

• Een energiek, vrolijk mens bent dat niet snel overladen raakt;
• Een open houding hebt, creatief bent in problemen oplossen en de waarde ziet in de individuele teamleden en hen kunt laten excelleren;
• Op een gestructureerde manier werkt, overzicht houdt over veel verschillende processen en bereid bent je het werken met onze database (Filmchief) eigen te maken;
• Nederlands als Engels goed beheerst;
• Goed bent in interne en externe communicatie;
• Zelfstandig werkt;
• Ervaring hebt met het organiseren van (film)festivals of andere evenementen;

Verder zou het mooi meegenomen zijn als je een rijbewijs hebt en ervaring met het werken in database Filmchief.

Praktische informatie
We gaan uit van een opdracht voor een zzp’er, maar verloning via een payroll is ook een optie. De klus start in januari en bouwt op richting het festival. In totaal beslaat de klus zo’n 30-35 dagen, vooral in februari en maart. De vergoeding wordt bepaald op basis van leeftijd en ervaring; we hopen iemand te vinden voor zo’n € 275 per dag, exclusief BTW. We hebben een kantoor in Amsterdam en een bureau in Utrecht waar je kunt werken; gedeeltelijk vanuit huis werken is een optie.

Contact
Als je het ziet zitten om met ons dit fantastische festival te gaan organiseren dat ontvangen we graag (uiterlijk 11 november 2024) een mailtje waarin je uitlegt waarom je gemotiveerd bent voor deze klus, met een CV met een overzicht van je werkervaring tot nu toe. Voor informatie kun je contact opnemen met zakelijk directeur Annabet Langkamp, annabet@kaboomfestival.nl.